Elektronische facturatie – kies nu uw software

Ongetwijfeld heeft u hier reeds iets van opgevangen, maar vanaf 01/01/2026 is het niet meer voldoende om een factuur op pdf per e-mail te verzenden, maar wordt het wettelijk verplicht om facturen uit te wisselen via het Peppol-netwerk. Dit is een beveiligd digitaal netwerk dat het mogelijk maakt om eenvoudig elektronische facturen te verzenden, te ontvangen en zelfs te verwerken tussen boekhoud- en facturatieprogramma’s.

Concreet houdt dit in dat alle ondernemingen die btw-plichtig zijn aan deze verplichting moeten voldoen. Maakt u geen facturen op aan ondernemingen maar aan particulieren, dan dient u nog steeds de facturen van uw leveranciers te kunnen ontvangen. U kunt via deze link nagaan of dit van toepassing is op uw onderneming: https://efactuur.belgium.be/nl/tool

Ontvangen van facturen:

Vanuit ons kantoor raden wij het programma ClearFacts aan. Dit is een gebruiksvriendelijk programma waarbij u eenvoudig kan aansluiten bij het Peppol netwerk. De facturen met uw ondernemingsnummer komen automatisch terecht in uw klantenportaal. Bijkomend kunnen klanten zelf eenvoudig documenten opladen waarop geen btw-nummer staat (zoals bonnetjes van parkeren, restaurant,…). Indien u reeds een ander platform gebruikt, gelieve uw dossierbeheerder op de hoogte te brengen.

Opmaken van facturen:

Voor het opmaken en verzenden van e-facturen hebben wij een zorgvuldige selectie gemaakt van programma’s die volledig voldoen aan de geldende vereisten:

1. Kyte

 Enkel mogelijk voor ClearFacts gebruikers.

• Automatische koppeling met Clearfacts mogelijk.
• Opmaken van eenvoudige verkoopfacturen en creditnota’s.
• Toevoegen van artikels en items binnen een factuur.
• Betalingsmodule voor opvolgen van betalingen mogelijk.
• Kostprijs: € 5,99/maand (excl. btw) vanaf 01/01/2026.

Een introductie tot het programma vindt u terug via deze link: https://clearfacts.be/nl/kyte/

2. EenvoudigFactureren

• Automatische koppeling met Clearfacts mogelijk.
• Opmaken van complexe verkoopfacturen en creditnota’s.
• Toevoegen van artikels en items binnen een factuur.
• Opmaken van offertes, bestelbonnen, leveringsbonnen.
• Tijdsregistraties & projectbeheer.
• Eenvoudig voorraadbeheer.
• Kostprijs: € 9,99/maand (excl. btw) tot 60 facturen/maand.

Een introductie tot het programma vindt u terug via deze link: https://eenvoudigfactureren.be/info/

3. DocclePro

 Automatische koppeling met Clearfacts mogelijk.

• Opmaken van facturen in Word of Excel – DocclePro zet om naar e-factuur.
• Let op: Kans op fouten doordat het een pdf is die wordt uitgelezen in plaats van een computerbestand (zoals bij Kyte en EenvoudigFactureren), manueel nazicht vereist!
• Kostprijs: € 4,00/maand (excl. btw)

Een introductie tot het programma vindt u terug via deze link: https://help.doccle.be/hc/nl/articles/33766402888465-Wat-is-DocclePro

Kies enerzijds voor een van bovenstaande programma’s en breng uw dossierbeheerder op de hoogte, of anderzijds kan u een zelfgekozen alternatief gebruiken. In het laatste geval dient u er wel voor te zorgen dat wij zeker uw aankoop- en verkoopfacturen kunnen ontvangen, en dat het programma compatibel is met het Peppol-netwerk. Hier vindt u een link van conforme softwaretoepassingen:

https://efactuur.belgium.be/nl/article/softwareoplossingen-voor-het-verzenden-ontvangen-en-verwerken-van-elektronische-facturen

Fiscale voordelen:

Om ondernemingen te steunen bij de overstap voorziet de overheid een verhoogde investeringsaftrek van 20% voor digitale investeringen (zoals facturatiesoftware). Daarnaast kunnen ondernemingen tussen 01/01/2024 en 31/12/2027 genieten van een verhoogde kostenaftrek van 120% op de kosten voor abonnementsformules van facturatiepakketten.

Sanctionering:

Wie niet tijdig overstapt naar e-facturatie loopt volgende risico’s:

• Administratieve boetes (tot €5.000,00 per inbreuk).
• Weigering van facturen.
• Vertraging op betalingen.

Wacht dus niet tot de laatste dag om alles in orde te brengen, maar zet nu al de nodige stappen om te zorgen dat u in orde bent met e-facturatie via Peppol. Ons kantoor helpt u graag bij de voorbereiding door te kijken welke oplossing beste aansluit bij uw situatie, begeleiden de overstap en zorgen ervoor dat uw facturatie veilig, vlot en volledig conform de wetgeving blijft verlopen.